Payakumbuh — Puluhan Aparatur Sipil Negara (ASN) dari berbagai Perangkat Daerah (PD) Se-Kota Payakumbuh mengikuti sosialisasi dan penyuluhan kearsipan, yang digelar Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Payakumbuh. Acara berlangsung di Aula Ngalau Indah, Lt. III Balaikota, Selasa (26/03).
Kegiatan dibuka secara resmi oleh Walikota Riza Falepi. Turut hadir Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat Wardarusmen serta Narasumber Hayati Saad dan Kiswati.
Dalam laporan, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Payakumbuh, Zulinda Kamal memgatakan, kegiatan mengangkat tema “Melalui sosialisasi / penyuluhan kearsipan kita tingkatkan budaya sadar arsip menuju tertib pengelolaan arsip”.
“Kita mengajak kedepannya, seluruh jajaran OPD serta Kecamatan lebih sadar akan pentingnya tertib arsip administrasi, serta dapat menerapkan tertib arsip tersebut diinstansi masing-masing,” lapor Zulinda Kamal.
Sementara, Walikota Payakumbuh dalam sambutan menekankan arti penting arsip. Dikatakan, arsip memiliki peranan yang sangat penting dalam kehidupan organisasi.
“Arsip berperan penting dalam perencanaan, pelaksanaan kegiatan, pengambilan keputusan maupun sebagai bahan pertanggungjawaban kegiatan organisasi. Tidak ada kegiatan organisasi yang tidak menghasilkan arsip dan tidak ada organisasi yang tidak memerlukan arsip,” ujar Walikota Riza Falepi.
Ditambahkan, “Oleh sebab itu arsip harus dikelola dan diselamatkan secara professional sesuai dengan kaidah dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku,” kata Riza.
Riza juga meminta kepada Kepala Perangkat Daerah yang hadir agar bisa memahami dan menyamakan persepsi tentang pentingnya arsip untuk seterusnya diterapkan di lingkungan masing-masing.
Sedangkan, narasumber Hayati Saad dalam paparannya menjelaskan kalau arsip itu terbagi dua yaitu Arsip Dinamis dan Arsip Statis.
“Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu,” ujarnya.
“Sedangkan Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan, yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan,” tambah Hayati.
Hayati juga menjelaskan permasalah kearsipan yang sering terjadi di unit kerja dan solusi untuk mengatasinya agar tertata sebagaimana mestinya. Dikatakan, masalah yang sering terjadi disebabkan oleh arsip aktif dan inaktif masih bercampur di ruang kerja dan pemberkasan tidak menggunakan klasifikasi tetapi masih didasarkan pada nomor urut agenda.
“Kita kadang tidam taat azaz dalam pengarsipan, sehingga tidak efektif. Misal dala pemberkasan. Masih banyak pemberkasan dilakukan atas inisiatif dan kreasi sendiri dengan menuliskan indeks berkas tanpa kode klasifikasi. Sehingga terjadi penumpukan arsil inaktif diruang kerja,” ujar Hayati.
Dijelaskan, untuk membenahinya, mulailah membenahi surat/berkas. Simpanlah surat/berkas menurut subjeknya.
“Jangan lupa menggunakan peralatan standar (filing kabinet, ordner, almari arsip), hindari menyimpan surat dengan berdasarkan surat masuk atau surat keluar dan lakukan penyusutan arsip secara reguler,” pungkasnya. (np)
